Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là xu hướng của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Trong quá trình thúc đẩy phát triển kinh tế thị trường như hiện nay, xu hướng văn phòng đại diện sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng tối đa thị trường cả trong nước và quốc tế. Leader Real sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ khái niệm, chức năng để thực hiện thành lập văn phòng đại diện hiệu quả nhất.

1. Khái niệm văn phòng đại diện

Căn cứ theo Khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 ban hành từ ngày 01/01/2015, Văn phòng đại diện được hiểu như sau:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó sẽ đóng dấu doanh nghiệp.

2. Đặc điểm của văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo “Văn phòng đại diện”.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện văn phòng đại diện, được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

Tư cách pháp nhân của văn phòng đại diện: Là đơn vị phụ thuộc của công ty nên Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

3. Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ thực hiện được chức năng đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:

- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

4. Hình thức hạch toán, phạm vi thành lập, kế toán và kê khai thuế của văn phòng đại diện

Hình thức hạch toán: Văn phòng đại diện chỉ có hình thức hạch toán phụ thuộc.
Phạm vi thành lập: Văn phòng đại diện có thể thành lập ngoài phạm vi lãnh thổ quốc gia.
Hình thức Kế toán và kê khai thuế: Công ty mẹ sẽ nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp thuế môn bài, kê khai thuế cho văn phòng đại diện.

5. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật như sau:

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
Căn cứ vào khoản 2 điều 46 luật doanh nghiệp 2014 và khoản 1 điều 33 nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo lập văn phòng đại diện
- Bản sao quyết định thành lập, và bản sao biên bản họp về việc thành văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện
- Nộp hồ sơ lên cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
- Nhận kết quả giấy chứng nhận văn phòng đại diện.

6. Tiêu chí thuê văn phòng làm văn phòng đại diện cho công ty

Văn phòng đại diện nên được đặt ở các vị trí trung tâm thành phố, tại các cao ốc văn phòng cho thuê có giao thông thông suốt sẽ dễ dàng hơn cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng và đối tác. Tùy theo nhu cầu của mỗi công ty mà văn phòng đại diện có quy mô khác nhau.

- Đối với văn phòng đại diện lớn, có số lượng nhân viên ngồi làm việc ổn định, thường xuyên tiếp đón khách hàng thì văn phòng làm việc phải đáp ứng tiêu chuẩn cho thuê chuyên nghiệp như: có chỗ ngồi làm việc, nơi trưng bày sản phẩm và phòng tiếp khách.
- Đối với văn phòng đại diện chỉ dùng để đăng ký hoạt động, nhân viên đến văn phòng không thường xuyên thì có thể lựa chọn các dịch vụ văn phòng như: văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ và văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Lợi ích của các dịch vụ văn phòng này là được trang bị đầy đủ các trang thiết bị gồm bàn, ghế, tủ, hồ sơ, phòng họp, phòng tiếp khách, nhân viên lễ tân, số di động, số fax riêng,... Khi thuê các loại hình văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ quý doanh nghiệp chỉ cần mang laptop đến làm việc mà không phải tốn thêm chi phí setup nào.
 

Quý khách cần thuê văn phòng làm văn phòng đại diện cho công ty thì có thể xem một số gợi ý dưới đây:

☑ Cho thuê văn phòng đại diện tại Bitexco Financial Tower - Hải Triều, Quận 1.

☑ Cho thuê văn phòng đại diện tại Saigon Tower - Lê Duẩn, Quận 1

☑ Cho thuê văn phòng đại diện tại Centec Tower - Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3.

Với bài tổng hợp chia sẻ những thông tin về Văn phòng đại diện, Leader Real hy vọng quý khách sẽ có thêm thông tin hữu ích khi tìm thuê văn phòng làm văn phòng đại diện tại TP HCM.

Để có thông tin chính xác với mức giá thuê phù hợp liên hệ ngay với Leader Real theo thông tin sau:
 

CÔNG TY TNHH DV BĐS LEADERREAL

VPLV: 46/32 Nguyễn Công Hoan, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Tp HCM

ĐT: (028).62718379. Hotline: 0968.44.68.68

Email: info@leaderreal.com.vn

Website: https://www.leaderreal.com.vn