Cách tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân viên chuẩn xác nhất.

Việc xác định diện tích thuê văn phòng vẫn còn là vấn đề khó khăn đối với người được phụ trách tìm thuê văn phòng mới. Qua bài viết dưới đây, Leader Real gửi đến bạn cách tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân viên chuẩn xác nhất để doanh nghiệp tính toán, sử dụng chi phí thuê văn phòng hiệu quả.

Vì sao cần tính tiêu chuẩn diện tích văn phòng cho mỗi người?

Tính toán diện tích văn phòng theo số lượng nhân sự giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả diện tích văn phòng, tiết kiệm chi phí thuê. Nếu không tính toán diện tích thuê phù hợp với số lượng nhân sự của doanh nghiệp thì khi đi vào hoạt động sẽ phát sinh trường hợp không đủ chỗ ngồi hoặc thừa quá nhiều diện tích gây lãng phí. Bên cạnh đó, tiêu chuẩn tính diện tích văn phòng còn hỗ trợ cho việc thiết kế văn phòng hợp lý, từ đó tạo không gian làm việc ấn tượng, hài hòa giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân sự.

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng cho thuê (tính theo m2/ người)

Tùy vào nhu cầu và diện tích của mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể áp dụng mức tiêu chuẩn trong thiết kế văn phòng m2/người khác nhau như sau:

Theo tiêu chuẩn thì diện tích trung bình cho mỗi người trong khoảng  7 – 10m2 để có vị trí ngồi rộng thoáng, thoải mái và kích thích sự sáng tạo và năng suất làm việc của mỗi nhân viên.
Mức trung bình - vừa đủ: 5 - 6m2 mỗi người, là tiêu chuẩn mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng cho văn phòng của mình.
Tiết kiệm diện tích và chi phí: Có doanh nghiệp thuê theo tiêu chuẩn 3 – 4 m2/người.

Tuy nhiên, một số công ty có nhu cầu về phòng làm việc riêng cho lãnh đạo, khu vực phòng họp và khu vực làm việc của nhân viên. Do đó, sẽ có tiêu chuẩn để thiết kế văn phòng cho phù hợp với chức năng của từng nhân viên như sau:
 

1. Diện tích tiêu chuẩn văn phòng làm việc của lãnh đạo

Thông thường văn phòng làm việc của lãnh đạo doanh nghiệp sẽ cần diện tích lớn hơn so với nhân viên. Vì đây không chỉ là không gian làm việc mà còn để tiếp đón khách hàng, đối tác đến văn phòng. Do đó, diện tích được kiến nghị dành cho tổng giám đốc hay CEO công ty là 25 m2.
Tuy nhiên, hiện nay xu hướng thiết kế văn phòng làm việc không gian mở cũng đang được ưa chuộng trên thế giới.

2. Diện tích tiêu chuẩn văn phòng làm việc của nhân viên ( tính theo m2 )

Đối với nhân viên làm việc cố định, toàn thời gian thì chỗ làm việc phải có bàn ghế, máy tính, tủ đựng giấy tờ. Chính vì vậy, không gian của mỗi nhân viên phải đáp ứng đủ diện tích cho những đồ dùng này. Diện tích tiêu chuẩn văn phòng nhân viên từ 5 – 6m2/ người.

Đối với những nhân viên thường xuyên di chuyển, làm việc bán thời gian: diện tích tối thiểu ở mức 3m2/ người. Chỗ ngồi dành cho các nhân viên này phải đảm bảo về sự thông thoáng của lối đi để dễ dàng di chuyển, phù hợp với công việc.

Đối với nhân viên không cần chỗ ngồi cố định: Bản chất của những người này thường làm việc bên ngoài như nhân viên nghiên cứu thị trường, chuyên viên tư vấn. Do đó diện tích chỉ cần 1,5m2/ người.

3. Tiêu chuẩn diện tích phòng họp

Tùy theo số lượng nhân sự của mỗi công ty để tính được diện tích dành cho phòng họp là bao nhiêu. Có thể tham khảo các diện tích kiến nghị như sau:
 

Diện tích phòng họp dành cho 4 người từ 7 – 8m2 là phù hợp nhất. 
Diện tích phòng họp dành cho 8 người là 15m2.
Diện tích phòng họp dành cho 12 người cần rộng 20m2.
Diện tích phòng họp dành cho 20 người thường ở mức 40m2.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể thiết kế phòng họp theo phong cách mở để tạo thêm nhiều diện tích hơn khi cần họp.
Nếu công ty không thường xuyên tổ chức các cuộc họp thì sử dụng một khoảng diện tích và chi phí cố định hàng tháng cho phòng họp sẽ dễ dẫn tới việc lãng phí. Thay vì đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn văn phòng tại các cao ốc cung cấp dịch vụ phòng họp theo giờ như Cao Ốc Bitexco Financial Tower, cao ốc CJ Tower...

Cách tính toán không gian văn phòng cần thiết

Việc phân bổ không gian làm việc cho văn phòng, và nơi làm việc nói chung là phức -tạp và rất khó để tìm ra các tiêu chuẩn áp dụng cho tất cả các loại tình huống công việc. Thực tế này là lý do tại sao các tiêu chuẩn và hướng dẫn hiện tại tương tự như các tiêu chuẩn hiện tại chỉ nêu ra các yêu cầu chung ( nếu có)

Với kinh nghiệm hơn 7 năm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng của Leader Real, trước khi doanh nghiệp thuê văn phòng phải lâp kế hoạch & đồng thời phải xác định rõ nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình. Yếu tố các doanh nghiệp cần cân nhắc đến chọn được diện tích phù hợp như:

- Đội ngũ ban lãnh đạo gồm bao nhiêu thành viên? Có cần phòng riêng cho các chức vụ không?
- Tổng số lượng nhân sự làm việc cố định, số lượng nhân sự thường xuyên di chuyển, số lượng nhân sự không cố định.
- Công ty có thật sự cần không gian riêng để làm phòng tiếp khách không? Có cần khu tiếp tân riêng hay không?
- Công ty có thường xuyên tổ chức họp không? Tỉ lệ tham gia cuộc họp là bao nhiêu người.
- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty có thường xuyên huấn luyện nhân viên không?
- Văn phòng thiết kế theo phong cách mở hay cần có tường, vách kính ngăn cách giữa các phòng ban?

Trên đây là cách tính đơn giản và những lưu ý nhỏ về việc xác định diện tích văn phòng giúp doanh nghiệp dự trù diện tích, chi phí thuê trước khi tiến hành các bước thuê văn phòng.

Qúy khách đang gặp khó khăn trong việc xác định diện tích hoặc đây là lần đầu tiên tìm thuê văn phòng thì đừng ngần ngại liên hệ ngay với LeaderReal Công ty cho thuê văn phòng uy tín.
Chúng tôi sẽ tư vấn và lựa chọn cho quý khách diện tích văn phòng phù hợp, không những đáp ứng tối đa mục đích sử dụng mà còn đảm bảo tối ưu chi phí.